Zutrauen – das (geheime) Erfolgsrezept des Kirchentages

2015 entstand dieser Text, der bei vielen Kolleginnen und Kollegen so viel Zustimmung hervorrief, dass ich mich traute, ihn zu veröffentlichen.

Alle zwei Jahre starten die Kirchentagsplanungen mit einer Geschäftsstelle in einer neuen Stadt. Alle zwei Jahre lassen sich Menschen überzeugen, in Städte zu gehen, die sie mal mehr oder weniger schätzen, oft fernab von Familie und Freunden. Und das nicht wegen der Gehälter, sondern weil Idee, Arbeitskultur und Menschen uns überzeugen. Warum das auch als Abteilungsleiterin beim Stuttgarter Kirchentag für mich galt, habe ich versucht in zehn Thesen zu fassen.

Zum Hintergrund des Kirchentages:

Kirchentage finden alle zwei Jahre in einer anderen Stadt statt. Sie dauern fünf Tage, beinhalten weit über 2.000 Einzelveranstaltungen in 200 Veranstaltungsorten einer Stadt und zogen die letzten Male mehr als 100.000 Menschen aus Deutschland und der ganzen Welt an. Von den 100.000 sind rund die Hälfte auch an mind. einer Stelle beim Kirchentag beteiligt. Sie helfen, organisieren, moderieren, machen Musik auf Bühnen, sammeln Müll ein und vieles mehr.

Organisiert werden Kirchentage von einem sehr gemischten, dabei auch größtenteils sehr jungen Team von Hauptamtlichen. Wir starten ca. anderthalb Jahre vor der Veranstaltung mit 20-30 Personen, meist Erfahrungsträgern eine Geschäftsstelle vor Ort und wachsen bis zur Veranstaltung auf rund 100 Mitarbeitende an.

1. Hauptthese: Weil es uns zugetraut wird!

Der Kirchentag offeriert diesen Mitarbeitenden kurze Verträge, Unsicherheiten zu Verlängerungen (und dann sind diese nur mit Stadtwechsel möglich), Familienfreundlichkeit ist durch die Projektstruktur schwer bis unmöglich, inhaltliche Mitgestaltung nicht vorgesehen (da dies die den vom Zentralen Büro begleiteten ehrenamtlichen Vorbereitungsgruppen vorbehalten ist), fast ein halbes Jahr gilt Urlaubssperre, Wochenendtermine sind Pflicht, Überstunden werden nur bedingt ausgeglichen und die Bezahlung ist für Akademiker_innen mäßig. Warum also machen so viele mit Herzblut und trotz oft hoher sozialer Kosten diesen Wahnsinn mit?

Viele, die beim Kirchentag anfangen, erleben es als ein Springen auf einen immer schneller fahrenden Zug. Viele sind schon an Bord, alle machen irgendwas, von dem man maximal die Hälfte beim ersten Mal versteht, ständig kommen neue dazu und zwischen all dem Gewusel erhält man einen Schreibtisch, Computer und Passwörter, im Idealfall ein Dutzend einführende Schulungen, von denen man nur einen Bruchteil behält, aber lernt, dass hier alles ordentlich strukturiert ist. Und dann sollst du machen. Mit nur der Hälfte der gefühlt nötigen Infos, eine Broschüre gestalten, Menschen motivieren, am Telefon Beschwerden beantworten, irgendwas irgendwohin organisieren oder klären. Am besten gestern noch. Und so stapfst du los, stellst Fragen, sammelst Infos, stellst fest, dass die Hälfte der Kolleginnen auch nicht ganz genau wissen, was ihr Beitrag zu deiner Frage ist, lernst, dass persönliche Kommunikation nur bedingt von E-Mails zu ersetzen ist und löst die Aufgabe. Und dann hast du schon die nächste, falsch, dann ist dein Schreibtisch schon unter dem Aufgabenberg kaum noch zu sehen.

Aber niemand zweifelt daran, dass du das schaffen wirst. Wenn es niemand tut, warum solltest du daran zweifeln, die anderen haben doch vom Kirchentag mehr Ahnung als du, oder?

Beim Kirchentag ist mir selten passiert, dass jemand fragte, warum ich mich bei einem Thema einmische, ob ich eigentlich Ahnung habe, von dem was ich tue, welche Entscheidungsbefugnis ich habe. Wenn ich mich eines Themas annehme, gehen die Kolleg_innen davon aus, dass ich dazu kompetent bin (oder mich kompetent mache) und einen guten Grund für meine Einmischung habe (nicht zuletzt, weil ich vermutlich auch genug anderes zu tun hätte;-)

Ich mühe mich dieses Zutrauen nicht zu enttäuschen und umgekehrt Vorschussvertrauen zu schenken.

2. Weil das Ziel klar ist.

Kirchentag findet statt. Der Termin steht fest, wenn du dafür zu arbeiten beginnst. Verschiebung des Projektziels ist keine Option. Und je näher es rückt, desto mehr schwankst du zwischen Angst und Beruhigung, dass dieses Datum kommen wird und vorbei sein wird.

Niemandem beim Kirchentag muss man das erklären. Alle wir Verrückten wollen gemeinsam das Gleiche: Einen organisatorisch gelungenen, sicheren, im finanziellen Rahmen bleibenden Kirchentag organisieren, den unsere Gäste genießen können und von dem sie bereichert zurückgehen.

3. Weil wir Verantwortung mit weitem Blick übernehmen.

Kirchentage arbeiten in Hierarchien und starker Aufgabenteilung. Geschäftsführung, Abteilungsleiter, Teamleiterinnen, Mitarbeitende und das aufgeteilt in rund 10 Abteilungen. Was ich organisiere, dafür übernehme ich Verantwortung. Was ich entscheide, dafür stehe ich ein. Wenn ich mir unsicher bin oder die Entscheidung Konsequenzen über meinen Aufgabenbereich hinaus hat, spreche ich mit den Beteiligten und wir treffen Entscheidungen gemeinsam. Das kann eine Rücksprache mit der nächsten Ebene ebenso bedeuten, wie eine Abstimmung auf selber Ebene. In nicht auf gleicher Ebene lösbare Dinge entscheidet jeweils die nächste Ebene.

Ich übernehme dabei zwei Verantwortungen, die sich manchmal widersprechen: Verantwortung für meine Aufgabe d.h. als Abteilungsleiterin besonders für mein Team und Verantwortung für das Gesamtwohl des Kirchentages – selbst wenn das mal für mich oder uns im Team Nachteile hat. Aber siehe 2. am Ende müssen wir ja wohl doch gemeinsam EINEN Kirchentag organisieren.

Natürlich gibt es Grenzen und klar definierte Fälle, in den die Geschäftsführung eingeschaltet werden muss, sei es bei Personalentscheidungen, größeren finanziellen Ausgaben, Dinge mit weitreichender Öffentlichkeitswirkung. Das schützt auch vor Überforderung und sichert den weitreichenden Blick. Und schließlich versuchen wir auch unseren Geschäftsführern gute Entscheidungen zuzutrauen 😉

4. Weil wir miteinander reden.

Weil am Ende ein Kirchentag herauskommen muss, d.h. alle Teile des Mosaikes ineinander passen müssen, setzen wir auf Abstimmung. Statt Rundmails gibt es zahllose Sitzungen, statt Prozessdiagrammen machen wir Abstimmungstermine mit den Beteiligten, statt Statusberichten und Prozentangaben in Ticketsystemen oder Projektmanagement-Softwaren gibt es Jourfixe und wenn uns alles über dem Kopf zusammenzubrechen droht, fahren wir alle hundert Mitarbeitenden zwei Tage in Klausur und erzählen uns gegenseitig, was wir machen und planen – um die Lücken und Knoten zu identifizieren.

5. Weil wir über unseren Fachbereich hinaus schauen!

Wir hören von den anderen und ihren Aufgaben. Und wenn wir Ideen haben oder Probleme sehen, beschließen wir nicht, dass das nicht unsere Verantwortung ist, sondern geben Feedback. Wir bieten, wenn möglich und nötig, Unterstützung an oder wenn es ganz knapp ist, fassen wir einfach an. Selbst wenn das auch Überstunden für uns oder unser Team bedeutet.

6. Weil wir uns helfen lassen!

Quasi das Gegenstück zu 5 – und manchmal das schwierigere und das großartigere! Ich glaube nicht, dass es eine krassere Erfahrung dazu gibt als den Kirchentag selbst. Eine Woche bevor der Kirchentag beginnt, reisen sie nämlich an: Die sogenannten Feuerwehren und HAKAs, der Harte Kern der Helfer. Sie übernehmen den Laden, deine Aufgaben, die der Kolleginnen, sie duplizieren und multiplizieren dich, damit an allen Orten und in allen Bereichen Kirchentag gelingt. Sie stellen wenig Fragen, die meisten bringen Erfahrungen mit, weil sie z.B. deine Vorgänger sind oder schon seit 20 Jahren helfen. Sie heißen blacky und steini und du weißt weder ihre bürgerlichen Namen, noch ihre Berufe, du hast keine Ahnung, ob sie eigentlich wissen, was sie tun… Was du die letzten Wochen noch unbedingt organisieren wolltest, sie erledigen es, offene Fragen werden geklärt oder für unnütz erklärt, manche Probleme gleich dreifach gelöst – sie retten dir den Arsch – jede andere Formulierung wäre zu klein.

Und: Wir lassen uns helfen, lassen uns tragen, teilen Verantwortung, danken und hoffen, dass all unser Zutrauen in diese Heinzelmännchen Kirchentage möglich macht.

7. Weil wir alle mitanpacken!

Wenn wir umziehen, packen wir unsere Kisten selbst und tragen sie selbst ins neue Büro. Wenn wir Tausende von Tagungsmappen versenden, packen wir alle ein Wochenende mit an, vom FSJler bis zur Geschäftsführerin. Wenn wir kurzfristige Transparente für eine Aktion brauchen, geht die Teamleitung Farbe kaufen, sucht ein paar Helfer und malt eine Nacht – auch weil Last-Minute-Drucke ziemlich teuer sind. Das alles mag arbeitskostentechnisch nicht immer sofort effizient sein – aber zeigt auf einfachste und deutlichste Weise, wie wichtig jede Aufgabe im Kirchentag ist und dass wir gemeinsam an einem Strang ziehen. Ich glaube, es zahlt sich zehnfach aus!

Do-it-yourself ist eine Bewegung, die älter ist als der Kirchentag – aber sie passt zu ihm. Wenn wir irgendwie können, machen wir die Dinge lieber selbst, als sie abzugeben. Weil vieles bei uns besonders ist, nämlich für ein Event einmalig groß mit unglaublich vielen Helfer_innen und Mitwirkenden, weil wir wenig Geld haben, weil wir überzeugt sind, dass gemeinschaftlich Erarbeitetes besser ins Mosaik passt als zu glatte Konzepte anderer. Selbst bei Dienstleistungen wie IT oder Layout vertrauen wir Menschen und Agenturen, die beim Kirchentag groß geworden sind, und deren Leitungen viel mehr sind als Dienstleister – nämlich Kollegen, denen wir das gleiche Zutrauen entgegenbringen können wie unseren neuen Kolleginnen.

8. Weil wir größenwahnsinnig sind!

120.000 Dauerteilnehmende, Straßenfeste mit 200.000 – 300.000 Menschen, ein Gottesdienst von beiden Seiten der Elbe, 150.000 schwimmende Kerzen, 50.000 Menschen, die wir in 200 Schulen unterbringen, mit jeweils einem ehrenamtlichen Quartierteam vor Ort, das Frühstück macht, 10.000 Menschen, die fremde Gäste bei sich aufnehmen, Eröffnungsgottesdienste auf Brachen zu drei Seiten von Wasser umgeben, einen ausgedienten Industriehafen inkl. Ausbaggern der Zufahrt in einer Stadt zu neuem Leben erwecken, gemeinsames Mahl mit orthodoxem Ritus für Protestanten, Katholiken und alle an 1.000 Tischen in der Münchner Innenstadt, eine Fisch-Lichtinstallation über die ganze Hohenzollernbrücke über den Rhein – das sind nur ein paar der wahnwitzigen Dinge der letzten Kirchentage.

Wer bei uns mitmacht, ob im Haupt- oder Ehrenamt darf größenwahnsinnig sein, mit gigantischen Zahlen um sich werfen (solange sie nicht die Finanzen betreffen) und die wildesten Ideen haben. Nicht alle werden umgesetzt – aber je verrückter die Idee, desto überzeugender können wir zeigen, wie gut wir improvisieren können.

9. Weil wir wissen, dass der Erfolg eines Kirchentages nicht allein von uns abhängt!

Jeder ist bei uns wichtig und wertvoll, jede leistet ihren Beitrag, dass ein Kirchentag gelingen kann. Ob er das jedoch tut, liegt am Ende nicht in der Hand des Einzelnen. Neben all den Einzelbeiträgen, neben allem Gelingen des Ineinanderspiels gibt es Dinge, die weit außerhalb der Einflussnahme jedes einzelnen von uns liegen: Passt die thematische Fokussierung zu den aktuellen gesellschaftlichen Debatten in den Medien, sorgen die Teilnehmenden für friedvolle Stimmung und inspirierende Begegnungen, spielt das Wetter mit? Wir versuchen, dafür zu sorgen, dass der Rahmen für einen gelingenden Kirchentag geschaffen wird – welches Bild letztlich entsteht, ist offen.

10. Ein theologischer Abspann: Weil die Gnade der Rechtfertigung vorausgeht!

Die Atheisten und Agnostikerinnen unter den Lesenden mögen diesen Ausflug verzeihen, aber obgleich der Kirchentag zu 99% schlicht die Organisation eines Großevents ist, trägt viele von uns hier mehr. Unter anderem die Vorstellung, dass wir schon vor jeder Leistung geliebt und wertgeschätzt werden, mit und trotz aller Fehler und Schwächen, die wir mitbringen und die wir machen werden. Der theologische Begriff dafür ist Gnade. Gnade wird nicht verdient, sondern geschenkt und sie wird von jemand Drittem geschenkt. Ob direkt durch einen Gott oder vermittelt durch andere wie Kolleg*innen und Führungskräfte, mag hier gerade mal keine Relevanz haben. Wichtig ist, diese Gnade wird nicht erreicht, nicht erkämpft, kann niemals ein erreichbares Ziel sein, weil wir als Menschen Fehler machen. Aber sie ist da, schon immer und lange über uns hinaus. Sie trägt und stärkt uns und schafft uns einen Boden, einen Grund und die Rückendeckung, um Unmögliches möglich zu machen, zu kämpfen, Herzblut einzusetzen, uns selbst zu riskieren und zu vergessen, was wir nicht können, wie unvollkommen wir sind. Diese Liebe ist nie zu rechtfertigen, aber sie verleiht uns Flügel – im Idealfall für fünf schwebende Tage alle zwei Jahre, in denen viele von diesen Flügeln gestreift werden.